Frågor och svar

Här har vi samlat lite vanliga frågor och svar från bolag och föreningar som överväger att inför digital poströstning. Om du inte hittar ditt svar här får du gärna höra av dig för snabbt besked.

Fungerar Poströsta.se bara för noterade bolag eller även privata bolag och föreningar?
Det finns ingen sådan begränsning. Bolagen med stora och spridda ägarkretsar är nog de som oftast har störst behov, men vi hjälper även privata bolag, bostadsrättsföreningar och ideella föreningar.

Vad händer om aktieägaren/medlemmen är utländsk eller inte har BankID?
Vi trycker mycket på identifieringen med mobilt BankID för att det är så välkänt och tryggt, men det går även utmärkt att använda tjänsten för ägare som saknar mobilt BankID. De bekräftar och skickar in utan någon ytterligare tvåfaktorsautentisering. Det blir alltså bara en knapp i webbläsaren och sedan samlar systemet in ”digitala bevis” om underskriften på ett sätt som gör att den uppfyller lagkraven på en “avancerad elektronisk signatur”.

Fungerar det bara för fysiska personer eller även juridiska personer?
Det funkar lika bra för ägare/medlemmar som är svenska eller utländska juridiska personer. Det är fortfarande en fysisk person som skickar in formuläret och den identifierar sig med mobilt BankID eller annan avancerad elektronisk signatur enligt ovan.

T.ex. har Första AP-fonden röstat digitalt genom Poströsta.se

Personen får även i formuläret ange vilken juridisk person den företräder och kan ladda upp en fullmakt eller andra behörighetshandlingar i pdf tillsammans med formuläret. Om det inte är fråga om institutionella ägare utan vanliga småsparare som äger sina aktier genom exempelvis Engholm Förvaltning AB så fungerar det likadant för dem, men de behöver inte ladda upp någon fullmakt om de är registrerade firmatecknare.

Hur förhåller det här sig till GDPR?
Bolaget/föreningen är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker inför stämman och den lagliga grunden för behandlingen är att uppfylla skyldigheter enligt lag att hålla stämman. Poströsta.se blir ett personuppgiftsbiträde för den insamling som sker via tjänsten och ingår ett biträdesavtal med kunden. Vi ingår sedan underbiträdesavtal med våra teknikleverantörer.

All data krypteras, lagras inom EU och raderas på kundens begäran eller senast 60 dagar efter att stämman genomförts och vi överlämnat den sammanställda datan till kunden.